Bases de Inscripción

1. BASES Y REGLAMENTO

1.1.  La temática y la duración de las obras presentadas es libre.  Solo se aceptarán documentales de creación.  No serán considerados documentales de vida silvestre o institucionales.

1.2.  La producción de los trabajos deberá ser posterior al 1 de enero de 2007. 

1.3.  Cada participante podrá inscribir uno o más documentales.

1.4.  El festival recepta documentales desde el 15 de septiembre de 2008.  Los trabajos inscritos deberán llegar a nuestras oficinas a más tardar hasta el 2 de febrero de 2009.

1.5.  Los documentales en etapa de postproducción serán aceptados siempre que se garantice la recepción de la copia final en los plazos en este reglamento señalados.

1.6.  En el caso de las películas ecuatorianas solo serán consideradas aquellas que no hayan tenido un estreno comercial.

1.7.  El Comité de selección se reserva el derecho de incluir una obra en la sección que considere pertinente.

2. INSCRIPCIÓN

2.1.  El derecho de inscripción es gratuito.  El formulario de inscripción será válido solamente después de que hayamos recibido una copia de la película para el proceso de preselección en formato DVD (NTSC o PAL) acompañado de un CD con al menos 2 fotografías del filme y una fotografía del director con un mínimo de 300 DPI’s de resolución (formato JPEG de preferencia).

2.2.  El material solicitado debe ser marcado con la etiqueta: SIN VALOR COMERCIAL, CON FINES CULTURALES EXCLUSIVAMENTE y enviado a la siguiente dirección:

Corporación Cinememoria
Festival EDOC 2009
Veintimilla E8-125. Piso 1
Quito – Ecuador

2.3.  Los costos de envío del material de pre-selección corren a cargo de quien los envía. EDOC no se hará cargo de los posibles daños que sufran los materiales en el traslado. 

2.4.  Por favor revise su DVD de visionado. Todo aquel material defectuoso será automáticamente eliminado del proceso de selección. 

2.5.  Las copias de preselección en ningún caso serán devueltas y quedarán disponibles en la Videoteca de Cinememoria solamente para propósitos educacionales y culturales sin fines de lucro.  En ningún caso se exhibirán públicamente sin previo consentimiento del titular de los derechos. 

3. PROCESO DE SELECCIÓN

3.1 La selección de las películas que formarán parte de EDOC8, será realizada por el Comité de Selección del Festival, encabezado por la Dirección Artística del mismo y conformado por un grupo de expertos en el área del cine documental, que utilizarán criterios de selección previamente establecidos.

3.2.  El candidato cuya película haya sido seleccionada será notificado, vía correo electrónico, a partir del 1 de marzo de 2009.

3.3.  Quedará entendido que las obras de los concursantes que no hayan sido notificados hasta el 1 de abril no han sido seleccionadas. 

4. ENVÍO DE FILMES SELECCIONADOS

4.1.  Los filmes seleccionados deberán ser enviados a nuestras oficinas antes del 15 de abril de 2009 si el idioma es español o si tienen subtítulos en español.  Las copias de películas que el festival subtitulará deberán llegar con cuatro semanas de antelación al festival(hasta el 7 de abril).

4.2.  Los formatos de exhibición del Festival, en orden de preferencia, son: DV CAM (NTSC o PAL), Betacam SP (NTSC), 35mm y 16mm. No se acepta el formato DVD para exhibición.  Si el documental se encuentra disponible en varios formatos, el festival seleccionará el formato de exhibición que más le convenga.

4.3. El material solicitado debe ser marcado con la etiqueta: SIN VALOR COMERCIAL, CON FINES CULTURALES EXCLUSIVAMENTE y enviado a la siguiente dirección:

Corporación Cinememoria
Festival EDOC 2009
Veintimilla E8-125. Piso 1
Quito – Ecuador

-Si el formato de la copia de exhibición es DVCam o BetaCam, no declarar un valor mayor de $10 (Diez dólares americanos) al enviarla. Si el formato es 35 mm o 16 mm, no declarar un valor mayor a $100 (Cien dólares americanos) al enviarla.

4.4.  Las películas se exhiben en su idioma original y subtituladas al español si es necesario. De no existir una versión hablada en español o subtitulada al español, se requiere el envió de la lista de diálogos en el idioma original y en inglés a la siguiente dirección de correo electrónico: programacionedoc@cinememoria.org.

4.5.  Una vez inscrita y seleccionada, la película no podrá ser retirada de la programación del festival.

4.6.  El productor o director de los documentales (largometrajes y cortometrajes) que sean seleccionados para formar parte del festival se compromete a enviar el siguiente material:

- Copia de exhibición de la película en el formato que se haya acordado previamente con el festival. La copia debe llegar a nuestras oficinas, cómo mínimo, tres semanas antes del mismo.

- Si se encuentran disponibles, afiches y/o material de prensa y promocional (dossiers, postales, etc.) serán bienvenidos. Estos pueden ser enviados a las oficinas del Festival en el mismo paquete de la copia de exhibición, siempre y cuando el peso de los materiales adicionales no exceda 500 gramos.

4.7.  Los gastos generados por el envío y el retorno de las copias de exhibición correrán a cargo de EDOC.  El remitente debe informar al festival la fecha de envío y el número de guía correspondiente.  Todas las películas serán devueltas tan pronto concluya el festival.

5.  CATÁLOGO, PRENSA Y PUBLICIDAD

5.1.  Los datos proporcionados en el formulario de inscripción serán utilizados en la elaboración del catálogo del festival que se edita cada año.

5.2.  Las decisiones acerca de los contenidos editoriales del catálogo quedan a cargo del festival.

5.3.  El festival podrá utilizar imágenes de las películas de la selección oficial en cualquiera de las publicaciones del festival, su página web y cualquier otro material promocional.

5.4.  Con el fin de difundir la programación y cada uno de los documentales seleccionados, el festival podrá utilizar clips digitales de menos de 3 minutos de las películas de la selección oficial en la página web del festival y en cualquier otro material promocional del mismo. En el caso de los cortometrajes se podrá utilizar solamente hasta el 10% del total de la duración del mismo.

LA PARTICIPACIÓN EN EL FESTIVAL SUPONE LA ACEPTACIÓN DEL PRESENTE REGLAMENTO

Festival Regulations

1.2 The production date of submitted films must be later than January 1st, 2007.

1.3 Each participant may submit more than one documentary film.

1.4 The festival will receive films starting September 15, 2008.  Films that are registered should arrive to our office no later than February 2nd, 2009.

1.5 Documentaries in post-production stage will be accepted only if the final copy is guaranteed to arrive during the dates stated above.

1.6 Ecuadorian films that are submitted will only be considered if they have not had a previous commercial release.

1.7 The selection committee reserves the right to include each film in the section it considers appropriate.

2.SUBMISSION

2.1 . There is no submission fee. The entry form will be validated only after a DVD (NTSC or PAL) copy of the film has been sent for the pre-selection committee to review. A CD with at least two photographs of the film and one photograph of the director (at least 300 DPI resolution each) is also required.  Pictures in JPEG format are preferred.

2.2. It is very important that the legend: WITH NO COMMERCIAL VALUE, ONLY FOR CULTURAL PURPOSE is clearly written on any shipped package. It should be sent to the following address:

Corporación Cinememoria
Festival EDOC 2009
Veintimilla E8-125. Piso 1
Quito – Ecuador

2.3.  All shipment costs for the pre-selection copy and CD should be covered by the sender. EDOC is not responsible for any damages produced to the material during shipping.

2.4.  Please make sure the DVD copy is in good conditions before sending it. Any damaged material will be automatically eliminated from the selection process.

2.5.  No pre-selection material will be returned to the sender The Festival will keep the pre-selection DVD copy in its video library, where it will only be available for non-profit, educational and cultural purposes. The film will never be publicly screened without the previous consent of its rights’ holder.

3.SELECTION PROCESS

3.1.  The selection process for the films that will be part of EDOC8 will be done by the Festival’s Selection Committee, led by its Artistic Director and formed by a group of experts on documentary film, who will use previously established selection criteria.

3.2.  The applicant whose film has been selected will be notified via e-mail starting March 1st, 2009.

3.3.  It is understood that a film that doesn’t receive a notification until April 1st is not part of the selection.

4. SELECTED FILMS

4.1.  Selected films should be sent to our office before April 15th, 2009 if the film is in Spanish or has Spanish subtitles. Copies of films that festival will have to subtitle should arrive four weeks before the festival starts (until April 7th).

4.2. The Festival’s exhibition formats, in order of preference are: DV CAM (NTSC or PAL), Betacam SP (NTSC), 35mm y 16mm. DVD format is not acceptable for exhibition. If the documentary is available in several formats, the festival will select the most convenient exhibition format.

4.3.  It is very important that the legend: WITH NO COMMERCIAL VALUE, ONLY FOR CULTURAL PURPOSE is clearly written on any shipped package. It should be sent to the following address:

Corporación Cinememoria
Festival EDOC 2009
Veintimilla E8-125. Piso 1
Quito – Ecuador

-If the format of the exhibition copy being sent is DVCam o BetaCam, do not declare a value larger than $10 (ten US dollars). If the format is 35 mm or 16 mm, do not declare a value larger than $100 (one hundred US dollars).

4.4. Films are exhibited in their original language with Spanish subtitles when necessary. If there is no Spanish or Spanish-subtitled version of the film, a list of dialogues in the original language and in English should be sent to the following e-mail address: programacionedoc@cinememoria.org.

4.5.One the film has been submitted and selected, it cannot be withdrawn from the festival.

4.6.  The producer or director of the selected films (feature or short films) agrees to send the following material to the festival:

-Exhibition copy of the film in the format previously agreed with the festival. The copy should arrive to our office at least three weeks prior to the festival.

-If any promotional material is available (posters, postcards, dossiers, etc.) are welcome. They can be sent to the Festival’s office in the same package with the exhibition copy as long as the additional materials’ weight does not exceed 500 grams.

4.7. Shipping expenses for the exhibition copies (sent to the festival and returned) will be assumed by EDOC. The sender should inform the festival about shipment dates and airway bill numbers. All copies will be returned as soon as the festival is over.

5. CATALOGUE, PRESS AND PUBLICITY

5.1. The information provided in the entry form will be used for the festival’s catalogue, published every year.

5.2. The catalogue’s editorial contents the festival’s responsibility.

5.3. The festival may use any of the selected film’s images and pictures in its publications, web page and any other promotional material.

5.4. In order to promote the festival’s programming and any of the selected documentaries, the festival will be authorized to use digital video clips of up to 3 minutes-long for its web page and any other promotional material.  In the case of short films, it will only be authorized to use up to 10% of the total duration of the film.